19 Jan Il costo Orario delle prestazioni odontoiatriche
Molti dentisti (e quasi tutti i pazienti) ignorano l’esistenza del costo orario. Questo spiega perché i pazienti, da una parte, ritengono che il dentista sia molto caro e perché i dentisti, dall’altra, corrano un rischio d’impresa molto alto ed abbiano margini di guadagno molto contenuti.
In questo articolo spiegherò brevemente tutto quello che c’è da sapere sul costo orario, dando al collega lettore alcuni semplici esempi di applicazione del costo orario nella gestione quotidiana dello studio.
Perché si parla di costo orario?
Nel giorno stesso in cui inauguriamo il nostro primo studio, la nostra vita (professionale e non) cambia in modo irreversibile sul piano economico. Mentre siamo consapevoli di avere speso molto denaro e molta fatica, siamo meno consapevoli della natura dei costi che abbiamo sostenuto e di quelli che andremo a sostenere durante tutta la vita dello studio.
Da quel giorno in avanti, infatti, avremo una pesante serie di costi che ci accompagneranno per sempre: acquisto o affitto dell’immobile, spese condominiali, manutenzioni, arredi, attrezzature, strumenti, dipendenti, imposte, concessioni, consulenti, dipendenti, sicurezza, utenze, e mille altre voci che sarebbe troppo noioso enumerare.
L’insieme di questi costi viene comunemente indicato con la definizione di costi fissi. Ho già scritto molto in passato sui costi fissi e di come essi incidano nella determinazione delle tariffe dello studio. Ora ci interessa focalizzare l’attenzione su come i costi fissi debbano essere declinati nel governo dello studio per renderli più maneggevoli e utili sul piano gestionale.
In una realtà particolare come quella di uno studio dentistico, che eroga prestazioni professionali e non produce oggetti fisici (come una fabbrica di scarpe), la soluzione migliore per conteggiare i costi fissi è quella di trasformarli in costo orario.
Cos’è il costo orario dello studio?
Il costo orario rappresenta la quota parte di costi fissi annuali di uno studio dentistico che può essere imputata ad una sola ora di lavoro dello studio stesso, indipendentemente dalla prestazione che viene eseguita.
Naturalmente il costo orario è direttamente proporzionale al valore dei costi fissi, mentre è inversamente proporzionale al numero di ore di apertura dello studio.
Poiché ogni studio ha un proprio volume di costi fissi annuale specifico e poiché anche gli orari di apertura, così come il calendario delle attività, non sono uguali per tutti, è naturale che ogni studio abbia un costo orario individuale diverso dagli altri.
Anche se i costi orari saranno simili per studi omogenei per dimensioni e posizionamento, il costo orario di uno studio sarà sempre diverso da quello di un’altro: pertanto deve essere calcolato individualmente.
Come si calcola il costo orario?
Il costo orario si calcola molto facilmente dividendo il totale dei costi fissi di un anno (per esempio quello ricavato dall’ultimo bilancio dello studio) per il numero di ore di apertura dello studio dello stesso anno, secondo la formula:
COS = CFT / NH
dove COS sta per Costo Orario dello Studio, CFT indica il valore dei costi fissi totali e NH il numero di ore di apertura dello studio nello stesso anno di riferimento.
Supponiamo, per esempio, che uno studio abbia costi fissi annuali per 200.000 euro e che sia aperto 42 settimane all’anno per 5 giorni alla settimana da 8 ore ciascuno. In questo caso il Costo Orario dello Studio sarà dato da: COS = 200.000 / (42*5*8) = 200.000 / 1.680 = 119 €
Cosa significa il costo orario dello studio?
Un costo orario di 119 €, come nel caso di esempio, significa che ogni ora di apertura dello studio costa al titolare 119 €, indipendentemente dal fatto che lo studio sia operativo (quindi produca prestazioni e, possibilmente, incassi) oppure no.
Questo significa anche che per ogni ora di studio in cui si fanno riunioni con il personale, oppure c’è un fermo macchina che impedisce di lavorare, oppure i pazienti non si presentano agli appuntamenti, oppure il titolare è assente per ferie o per malattia o per aggiornamento, oppure c’è carenza di pazienti, insomma per ogni ora in cui lo studio è aperto ma non è attivo, questo dovrà essere finanziato dal titolare per 119 €. Rapportando tale valore ad una giornata intera, avremo che il titolare deve finanziare lo studio per poco meno di 1.000 € ogni giorno in cui lo studio avrebbe dovuto lavorare e invece non lavora, indipendentemente dalla causa che produce il fermo.
Il costo orario applicato alla poltrona
Supponiamo ora che lo studio in esame disponga di tre unità operative, ovvero di tre poltrone. Il COS (costo orario studio) può essere suddiviso per il numero delle poltrone per ottenere un indicatore ancora più utile: esso è il Costo Orario per Poltrona (COP).
Il costo orario per poltrona si ottiene dunque semplicemente come segue:
COP = COS / NP = 119 / 3 = 39.7 €
dove NP indica appunto il numero delle poltrone dello studio.
Ora: qual è l’importanza pratica di sapere che una poltrona ci costa quasi 40 € all’ora per ogni giorno di apertura dello studio?
Beh, alcune conclusioni sono molto semplici proviamo ad elencarle:
ogni ora di drop out (mancato appuntamento) del paziente costa 40 € al titolare dello studio. In un anno di esercizio il numero dei drop out può essere così elevato dentro uno studio da cannibalizzare i profitti delle poltrone che hanno lavorato.
Quindi, è estremamente importante educare i pazienti al rispetto degli appuntamenti. Questo richiede una intensa attività di informazione, comunicazione e marketing, i cui costi si possono spalmare anche su ambiti diversi e sono drasticamente inferiori al vantaggio che tale attività porta.
Ma, è anche importante formare il personale di studio ad una corretta gestione dell’agenda in modo tale da ottimizzare gli slot disponibili e saturarli con prestazioni che siano produttive e non “di comodo”. Questo richiede una intensa attività di formazione interna e una attività di controllo costante, i cui costi si possono distribuire anche su ambiti diversi e sono drasticamente inferiori al vantaggio che tale attività genera.
Il costo orario applicato al tariffario
Ci sono altre conseguenze che derivano dalla conoscenza del costo orario poltrona. Esse sono così banali che sarebbe superfluo parlarne, se non fosse che moltissimi colleghi sembrano non rendersene conto. Ecco alcune domande retoriche:
Se una poltrona vuota ci costa 40 € all’ora, una poltrona piena (cioè una poltrona operativa) costerà di più o di meno? Ovviamente costerà di più perchè devono essere sommati i costi variabili …
Se una poltrona piena costa di più di 40 €, la tariffa di una prestazione può essere uguale o inferiore a 40 €? Ovviamente no, nè sul piano economico nè su quello etico.
Allora come si spiega che alcuni studi con costo orario poltrona da 40 euro eroghino prestazioni a tariffe inferiori o addirittura gratuitamente? Ci sono molte risposte a questa domanda e quasi tutte quelle sensate hanno a che fare con il marketing. Fuori da un marketing molto raffinato però, è importante che il dentista comune sappia che si tratta di un suicidio programmato.
La costruzione di un tariffario ragionato e profittevole, come già descritto al link, non può prescindere dalla conoscenza del costo di una poltrona vuota (Costo orario poltrona) e dal costo di una poltrona piena (costi variabili).
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